ULSHB: Atelier préparatoire de la rentrée 2013-2014

Dans le cadre des préparatifs de la rentrée universitaire 2013-2014, l’Université des Lettres et des Sciences Humaines de Bamako (ULSHB) a procédé au renforcement des capacités des agents de la scolarité. L’atelier s’est tenu du mercredi 28 au vendredi 30 août 2013 au Rectorat. Il a réuni une vingtaine d’agents impliqués dans la gestion de la scolarité et le gestionnaire du logiciel ARTEMIS.

A la cérémonie d’ouverture, le Recteur, Dr Macki SAMAKE, a rappelé l’importance de la scolarité dans le fonctionnement d’une université. Il a, par ailleurs, félicité les femmes et les hommes impliqués dans la gestion, tant complexe, des données sur les étudiants. Pour permettre aux enseignants d’amorcer les activités pédagogiques d’une année universitaire, l’étudiant doit avoir bouclé les procédures d’inscription et choisi une filière d’études. Pour ce faire, le service de la scolarité procède au traitement des listes des inscriptibles, prend les dispositions matérielles et sécuritaires idoines pour leur inscription dans une faculté et dans un département d’enseignement et de recherche. Ce fastidieux travail nécessite l’accompagnement d’un dispositif de communication qui utilise plusieurs types d’informations avec des supports tels que les dépliants, les affiches, les communiqués, les bandes-annonces, les émissions dans les radios et à la télévision, le site web,…

Quatre communications ont été tenues lors de cet atelier. La 1^ère communication a porté sur le logiciel de gestion de la scolarité, ARTEMIS. Exclusivement réservé aux données des étudiants, ARTEMIS empêche la double inscription et sert à l’élaboration de statistiques fiables sur les effectifs par structures, département et filière. Il constitue un outil stratégique pour le système de l’université.

Le traitement du courrier à l’ULSHB était au centre de la 2^e communication. Le respect des principes d’élaboration et de circulation des informations est déterminant pour la qualité des activités.

La 3^e communication était relative au travail de l’agent de la scolarité. Elle a élucidé la réglementation du traitement des données des étudiants afin qu’ils puissent étudier légalement et obtenir des diplômes sans tracasseries administratives.

Le 4^e et dernier exposé a porté sur la communication pour la rentrée universitaire 2013-2014. Cette activité transversale est capitale afin de fournir la bonne information aux acteurs et partenaires de l’Université. Leur orientation par rapport aux procédures, aux lieux, aux délais, etc. est primordiale pour que l’ULSHB remplisse pleinement sa mission de formation et de recherche.

Plusieurs recommandations ont été faites à la suite de l’atelier. Elles portent, entre autres, sur le respect du délai des inscriptions, la réglementation des questions de transfert, la motivation et la sécurisation des agents chargés de la scolarité, l'harmonisation des pratiques entre institutions, l'élaboration du règlement intérieur de l'ULSHB, l'adaptation du logiciel ARTEMIS au système LMD et la mise en place du Conseil de l'Université.  

Leur traitement implique à la fois l’ULSHB et les autres institutions du secteur de l’enseignement supérieur telles que le Centre National des Œuvres Universitaires (CENOU), le Ministère de tutelle et d’autres universités.  

                                                                   Bamako, le 30 août 2013

                                                                    Communication ULSHB